通知公告



关于校友信息、合影照片资料收集归档工作的通知


时间:2017/5/19 10:49:00     访问:4094

各院(系)及有学生培养和管理任务的单位:

校友资源是我校建设一流大学的宝贵财富和重要支持,也是我校档案信息资源重要内容之一。为做好校友信息、合影照片资料的收集、归档工作,为校史馆的“校友信息查询系统”提供基础数据,确保校史馆如期开馆,现将本次校友信息、合影照片资料收集归档工作的有关要求通知如下:

一、校友信息收集工作

1.收集范围学校各历史发展阶段(包括合校前后)、各种学习形式的校友基础信息,包括全日制专科、本科、硕士研究生、博士研究生;在职(MBA、MPA、法硕等)、函授、远程、继续教育等

2.具体要求:各院(系)应安排专人负责,积极收集校友信息,分年级、分区域、分行业摸清校友家底,推动学院校友信息数据平台建设,保证收集的校友基本信息全面、真实、可靠

二、毕业生合影照片收集工作

1.收集范围2017届及往届未归档的毕业生(专科、本科、硕士、博士等)毕业合影照片,包括以院(系)为单位的毕业合影照和以专业为单位的毕业合影照(如有班级毕业合影照,一并整理归档)。

2.整理要求

1)纸质照片和电子照片各归档一份;

2)纸质照片需标注:时间、地点、背景、摄影者(机构),以及院系(专业、班级)名称、毕业生届别、并附带与照片内人员位置一一对应的名单(名单在照片下方或背面);

3)电子照片为jpg格式,与纸质照片完全一致,文件名以“郑州大学**学院**届(**级)**专业**班毕业合影”的方式命名;

三、材料提交

1.填写“院(系)校友基础信息登记表”(附件一),于6月10日之前将电子版发送至邮箱xyh@zzu.edu.cn,邮件标题请注明:院(系)名称+校友基础信息;

2.填写“院(系)校友信息收集情况汇总表”(附件二),于6月10日之前将纸质版一式一份(加盖单位公章)报送对外联络办公室;将电子版发送至邮箱xyh@zzu.edu.cn

联系人:姚琳(对外联络办公室)67780678

        阎震(对外联络办公室)67783331

        张威(发展规划处)    67781195

 址:综合管理中心550室

3.毕业生合影照片移交:归档单位填写郑州大学档案馆归档材料移交清单(附件三)、毕业生合影照片备考表(附件四),并加盖所在单位公章。归档材料移交时,交接双方当面清点核对,档案馆验收合格后方可办理移交手续,对不符合要求的予以退回。移交清单用A4纸打印一式两份,双方各持一份备查。毕业生合影电子照片制作压缩包,发送至邮箱dag@zzu.edu.cn,邮件标题请注明:院(系)名称+合影照片。

移交时间:2017年6月10日前

联系人:王进(档案馆)     67767732

张威(发展规划处) 67781195

移交地点:南校区行政办公楼档案馆二楼201。

    四、收集归档情况公布

    2017年6月底,向全校公布各相关单位收集归档情况。

 

                              校史馆建设工作组

                              对外联络办公室

                              档案馆

                             2017年5月19




                             

附件二 院(系)校友信息收集情况汇总表.xlsx

附件四:毕业生合影照片备考表.doc

附件一 院(系)校友基础信息登记表.xlsx

附件三:郑州大学档案馆归档材料移交清单.xls