基金会规章制度



郑州大学教育发展基金会档案管理制度


时间:2016/3/16 15:52:14     访问:1105

第一章 总则

第一条 为认真贯彻执行国家有关档案工作的政策法规,为了加强郑州大学教育发展基金会(以下简称基金会)档案的科学管理,统一规范基金会档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条 例》和《社会团体登记管理条例》,并结合基金会工作的实际,特制定本制度。

第二章 管理内容

第二条 基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录,是基金会工作的基础,是基金会工作查考和理论研究的依据。

第三条 基金会档案管理工作的主要任务是:贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规;及时收集、整理和保管好基金会的档案材料,维护基金会档案材料的完整与安全。

第四条 归档范围:

(一)凡反映基金会本身及其业务活动、具有查考利用价值的文件资料(公文、传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围;

(二)基金会成立、变更等事项的申报、请示等相关文件资料;业务主管单位和管理机关的批复、批示、复函等相关文件资料;

(三)基金会制定的规章制度、秘书处制定内部管理规定及所发文件;

(四)基金会理事会的相关文件资料(会议记录、会议纪要、决议决定等);基金会召开、主办或参加的其他重要会议的相关文件资料(包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等);

(五)接受捐赠和基金项目实施管理方面的重要文件材料(含合同、清单和联系函件等);基金会业务活动中所形成的其他重要文件材料;

(六)基金会财务活动的有关记录、报告和履行财务手续的相关文件资料;

(七)基金会有效证照、证件、印章等;

(八)基金会办公电脑中与基金会有关的电子版资料、文件等;

(九)基金会获得的社会荣誉资料;

(十)其他有必要归档管理的资料,包括声像形式记录下来的对基金会工作产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

第三章 管理要求

第五条 基金会材料建档后,要随时整理归档,随时补充新的内容,以保证基金会档案的齐全完整,准确无误。

第六条 基金会归档案卷应遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第七条 建立基金会档案借阅制度,严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。基金会资料原则上不外借。外单位利用时,须凭单位(部门)介绍信,经本会领导批准后,办理借阅手续,方可查阅。

第八条 档案保管期限:

(一)文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上;

(二)确定档案保管期限的原则:

1.凡反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的,对基金会工作有长远利用价值的档案,列为永久保管;

2.凡反映基金会一般活动,在较长时间内对基金会工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管;

3.凡在较短时间内对基金会工作有参考价值的文件材料,列为短期保管。

第九条 基金会秘书处定期对所保存的档案进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。

第四章 附则

第十条 本制度由郑州大学教育发展基金会负责解释。

第十一条 本制度自颁布之日起执行。